Vom Freund zum Chef oder 5 Wege, dein Team zu führen, ohne ein autoritärer Spießer zu sein

„Macht der Typ schon wieder Pause?“

Lisa rollt mit den Augen.

Auf der Terrasse vor ihrem Büro zieht der neue Community Manager Marcel genüsslich an einer Zigarette und blinzelt in die Sonne. Marcel ist nach langer Suche Lisas erster richtiger Mitarbeiter. Kein Praktikant, kein Freelancer, kein Bekannter. Marcel ist ein Angestellter mit allem Drum und Dran: 30 Stunden fix, Lohnsteuerkarte, 28 Tagen Urlaub und Bezahlung im Krankheitsfall. Und bezahlten Pausen.

?!

Moment.

Marcel kommt gegen 9 (naja, eher 10 nach 9). Pünktlich um 15 Uhr schließt er sein Fahrrad ab und radelt heimwärts. Als Lisa versucht, ihren Ärger mit eine Schluck Club Mate wegzuspülen, nuschelt Marcel im Vorbeigehen:

„…bin heut zum Team-Meeting nicht da… Zahnarzt.“

Und weg ist er.

Tja, was läuft hier schief?

1. WIE MÖCHTEST DU ALS CHEF WAHRGENOMMEN WERDEN?

Die meisten jungen Führungskräfte möchten:

• eine Kumpel sein
• keinesfalls als autoritär wahrgenommen werden
• alle Mitarbeiter sollen sich wohlfühlen und gern hier arbeiten
• das Gefühl haben, dazuzugehören
• gemocht werden

Aber…

„…aber gleichzeitig machen, was ich sage!“

Genau.

Das ist das Dilemma, welches zu Unsicherheiten, Unstimmigkeiten und schlechter Laune führt: wir wissen nicht, wie wir auf die nette und unkomplizierte Art Menschen dazu bringen, sich so zu engagieren, wie wir das für den Unternehmenserfolg brauchen.

2. WORAN DU ERKENNST, DASS SICH DEINE MITARBEITER MEHR FÜHRUNG WÜNSCHEN

Es sind oft Kleinigkeiten, die sich nach und nach einschleichen:

• die Mitarbeiter machen einen unzufriedenen Eindruck
• es gibt Streitereien und Gezicke
• sie kommen zu spät zur Arbeit oder Meetings
• morgens ist das Büro leer und keiner weiß so recht, wer jetzt im Homeoffice, krank oder im Urlaub ist
• neu eingestellte Mitarbeiter stellen Forderungen und sind nicht so enthusiastisch, wie du das vom Kernteam gewöhnt bist

Alle Gründer oder Leiter, die sich hier wiederfinden, tragen selbst die Verantwortung dafür, dass sie oder das Unternehmen nicht so respektiert werden, wie sie sich das wünschen.

Da hilft kein Gejammer, dass die Mitarbeiter so schwierig sind, die Situation so stressig ist und für Führung einfach die Zeit fehlt.

Jeder Gründer mit wachsendem Team muss sich über seine verschiedenen Verantwortlichkeiten bewusst sein. Und eine davon ist, eine effektive und angenehme Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Ich kann dir versichern:

Mit ein wenig Geschick ist es nicht schwierig, die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern zu gestalten

• OHNE als autoritärer Chef wahrgenommen zu werden
• OHNE die gute Beziehung zu den Mitarbeitern zu gefährden
• OHNE das Teamklima negativ zu beeinflussen

Dies kann ich mit 1000%iger Überzeugung sagen, weil ich es selbst vielfach erlebt habe und bei den Gründern und Führungskräften, die in meine Beratung kommen, erlebe.

3. WIESO VIEL FREIHEIT UND WENIG STRUKTUR NICHT IMMER HILFREICH IST

Häufig höre ich den Einwand, ob nicht viele Freiheiten, wenig Struktur und flache bis gar keine Hierarchien die Voraussetzung für glückliche und motivierte Mitarbeiter seien.

Das mag für einzelne Unternehmen stimmen. Gleichzeitig sehe ich selbst in den hierarchiefreien, selbstorganisierenden Strukturen, dass die Verantwortung für die produktive Zusammenarbeit entweder von einzelnen oder vom Team wahrgenommen wurde. Dies ist daran zu erkennen, dass ein minimales Regelset dafür besteht, wie sich das Team das Zusammenspiel wünscht.

Regeln sind die Leuchttürme der Zusammenarbeit. Arbeiten ohne Richtung und Ziel ist die größte Quelle für Unzufriedenheit, Unruhe, Lustlosigkeit und schleppende Zielerreichung – gerade im jungen, kleinen Startup, wo man auf Praktikanten, Werkstudenten und Berufseinsteigern zurückgreift, denen die Erfahrung noch fehlt, wie die Arbeit gestaltet sein muss, um gemeinsame Ziele zu erreichen.

Wer sein Team zum Erfolg führen will, muss die Verantwortung übernehmen, die Zusammenarbeit gut zu gestalten. Das muss kein Gründer alleine machen, er muss sich nur zuständig fühlen, dass es jemand tut. Bestenfalls werden die Regeln gemeinsam mit dem Team aufgestellt und diskutiert.

4. VOM FREUND ZUM CHEF

Es ist nun nicht so, dass ich von mir behaupten könnte, es wäre mir zu Beginn meiner Karriere sofort glasklar gewesen, wie man Mitarbeiter souverän führt. Auch ich war unsicher, wollte beliebt sein und dazu gehören.

Ich war Ende 20. Mein erstes eigenes Team bestand aus 9 Kollegen, mit denen ich zum Teil seit 5 Jahren befreundet war und zu deren Team ich selbst gehört hatte, bevor ich ihre Teamleiterin wurde.

Um ehrlich zu sein, ich hatte richtig Angst: um die Freundschaften, um das gegenseitige Vertrauen und meine Stellung in der Abteilung.

Und, zugegeben, auch ein bisschen vor meinem Chef.

Er erwartete, dass ich diese 9 Menschen, mit denen ich vorher monatelang gemeinsam gearbeitet hatte, nun effektiver machte.

Ich sollte sie also dazu bringen, in kürzerer Zeit mehr zu leisten. Ich kannte das Team und die Arbeit genau und hatte daher eine Idee, wie ich das schaffen konnte.

Aber es war mir auch klar, was es bedeuten würde: jeder einzelne würde sich aus seiner Komfortzone heraus bewegen und mehr leisten müssen.

Wie sollte ich das meinem neuen Team begreiflich machen, ohne allzu sehr meine Werte verraten zu müssen?

Ich hatte großes Glück: mein damaliger Chef war das beste Vorbild, das man sich wünschen kann. Wir freuten uns, wenn er nach Feierabend mit uns trinken ging und luden ihn zu unseren Privatpartys ein. Und dennoch arbeiteten alle hart. Niemand riskierte, einen Anpfiff von ihm zu bekommen. Wir hatten Respekt und gleichzeitig betrachteten wir ihn als einen von uns.

Wie hatte er es geschafft, jeden einzelnen zu Höchstleistungen anzuspornen und gleichzeitig geschätzt und anerkannt zu werden?

Er tat rein intuitiv einige Dinge richtig, die ich für die Arbeit in meinem Team übernahm. Manche habe ich wieder verworfen, andere hinzugefügt und getestet. Insgesamt 10 Jahre habe ich erprobt, was funktioniert.

Heute gebe ich den Führungskräften und Teams, die mit mir arbeiten, folgende 5 Werkzeuge an die Hand, mit deren Hilfe 80% aller Probleme, die die Zusammenarbeit erschweren, gelöst werden können oder gar nicht erst auftreten.

5 WERKZEUGE FÜR EINE EFFEKTIVE UND ANGENEHME ZUSAMMENARBEIT

1. Erwartungen kommunizieren und abgleichen

Führe mit jedem einzelnen Mitarbeiter kurz nach dessen Einstellung ein Erwartungsgespräch. Dabei bekommt jeder die Gelegenheit zu erklären, was ihm in der Zusammenarbeit wichtig ist. Auch mein damaliger Chef kommunizierte seine Erwartungen und Werte. Mit diesem Gespräch übernimmst du die Verantwortung für die Gestaltung der Zusammenarbeit.

2. Gemeinsam Ziele stecken

Jedem Mitarbeiter sollten die Unternehmens- und Abteilungsziele für die nächsten Monate bekannt sein. Im Kundenservice waren dies beispielsweise die sogenannten Service Level. Eines der Service Level besagte, dass jede E-Mail innerhalb von 24 Stunden beantwortet sein musste. So wusste jeder, worauf der Fokus lag und konnte seine Arbeit entsprechend priorisieren.

3. Verantwortlichkeiten klären

Eine genaue Beschreibung der Tätigkeit und der Aufgaben macht es für jeden Mitarbeiter transparent, welche Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse er hat. Dann verhindert Missverständnisse wie „ich dachte, das erledigt xy“ und „ich habe mich nicht getraut, das allein zu machen“.

4. Eine tragfähige Beziehung aufbauen

Was ist dein Hauptjob als Chef? Den Mitarbeitern ihre Unsicherheit nehmen, wie du zu ihnen stehst.

Eine tragfähige Beziehung, die durch regelmäßigen Kontakt immer wieder bestärkt wird, reduziert diese Unsicherheit. Durch Beziehungssignale im Alltag gibst du deinen Mitarbeitern das sichere Gefühl, dass du sie schätzt, siehst, was sie leisten und dass du mit ihrer Arbeit zufrieden bist.

In meinen Teams hatten Mitarbeiter ein wöchentliches Vieraugengespräch (wir nannten es 1:1) mit mir, in dem ich hörte, wie es so lief, welche Probleme auftraten und wobei meine Hilfe notwendig war. Außerdem fragte ich den Status von Projekten ab und erkundigte sich auch immer nach der persönlichen Befindlichkeit.

Durch den regelmäßigen Kontakt, bei dem auch immer Zeit für ein paar Minuten Privatgespräch war, entstand eine tragfähige Beziehung, die es leichter machte, auch mal Kritik zu äußern.

Wenn du nur eine Sache aus diesem Artikel mitnimmst, dann diese: 1:1-Meetings sind das allerwichtigste Werkzeug für produktive und glückliche Mitarbeiter.

Ich war zu jedem Zeitpunkt up to date über Projektfortschritt und Zielerreichungsgrad. Wenn etwas in die falsche Richtung lief, konnte ich sofort nachbessern.

Die Mitarbeiter schätzten, dass diese 20, 30 oder 50 Minuten nur für sie reserviert waren und nahmen daher alle Fragen und Unklarheiten, die über die Woche aufgetaucht waren, mit in dieses Meeting (sie wollten ja vorbereitet erschienen).

Nebenbei fühlten sie sich nach eigenen Aussagen sehr geschätzt, weil ich als vielbeschäftigte Leiterin mir so viel Zeit für jeden einzelnen nahm.

5. Konfliktkultur

Die meisten Gründer oder Teamleiter absolvieren ein Führungskräftetraining, um Konflikte im Team in Zukunft zu verhindern.

Stelle dich der Realität: überall, wo Menschen zusammen treffen, wird es Konflikte geben. Harmoniesucht führt zu faulen Kompromissen und mittelmäßigen Entscheidungen. Schwelende, ungelöste Konflikte verringern die Produktivität enorm.

Wie im Unternehmen mit Konflikten umgegangen wird, liegt in der Verantwortung der Gründer oder Vorgesetzten: das Team spiegelt deren Konfliktverhalten.

Deshalb habe ich rechtzeitig ein geeignetes Regelset etabliert, wie mit Konflikten umgegangen werden soll, beispielsweise

a. Kritische Themen werden frühzeitig angesprochen, bevor sie überhaupt zum Konflikt werden.

b. Es wird nicht ÜBER Kollegen gesprochen, sondern MIT Kollegen.

c. Im Konfliktfall: ein klarer Ablauf, der allen bekannt ist, hilft, ein sachliches Gespräch zu führen, in dem alle Sichtweisen gehört werden.

d. Im Konfliktgespräch: Ich-Botschaften, keine verbalen Entgleisungen, keine Unterstellungen oder Interpretationen.

Teaminterne Konfliktbegleiter können bei 3. und 4.  unterstützen.

Diese Regeln sind auch Bestandteil des Erwartungsgesprächs (siehe 1).

Übrigens: es wird dir schwerfallen, auf der Sachebene Konflikte zu lösen, wenn die Beziehungsebene (siehe 4) nicht stimmt.

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SO WIRST DU ZUM STEUERMANN

Mit diesen Werkzeugen organisierte ich die Zusammenarbeit in meinem Team.

Ich etablierte so von Anfang an eine vertrauensvolle Beziehung zu meinen Mitarbeitern. Mit glasklaren Zielen und transparenten gegenseitigen Erwartungen.

Gemeinsam schafften wir es, die Effektivität zu steigern. Ich konnte mein Team von 9 auf 5 Leute reduzieren. Die 4 „übrigen“ Mitarbeiter wurden gern von anderen Teams gern übernommen.

Es ist also möglich, Mitarbeiter so zu führen, dass sie motiviert arbeiten und gleichzeitig eine gute Zeit haben.

Aber: es ist harte Arbeit an dir selbst. Als Gründer oder Leiter hast du deinen Mitarbeitern gegenüber unzählige Rollen, und zwar alle gleichzeitig: Leitwolf, Mama, Löwenbändiger, Sparringspartnerin, Entscheidungsträger, Verantwortliche, Experte, Managerin, Coach und Ermöglicherin. Du entscheidest, welche du wahrnimmst.

Du allein bist verantwortlich dafür, wieviel Respekt und Wertschätzung deine Mitarbeiter dir und dem Unternehmen entgegen bringen. 

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