Deine Projekte gehen einfach nicht voran? Das ist die Lösung

Das Geheimnis gegen langsamen Projektfortschritt, unklare Verantwortlichkeiten und Entscheidungsträgheit hat 4 Buchstaben: RACI.

RACI ist ein Werkzeug, das Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse für eine Aufgabe oder ein Projekt glasklar macht.

RACI ist ein englisches Akronym

Übersetzt bedeutet RACI:

R – Responsible: der oder die Verantwortliche(n) für die Erledigung von Teilaufgaben, die für das Projekt zu tun sind

A – Accountable: der zur Rechenschaft Verpflichtete = diese Person trägt die Verantwortung für das gesamte Projekt

C – Consultant: Berater

I – Inform: die zu Informierenden

Im Englischen wird, anders als im Deutschen, eine Unterscheidung zwischen Responsible und Accountable gemacht.

Wir übersetzen beides mit „verantwortlich“, allerdings hat Responsible eine schwächere Bedeutung als Accountable:

Responsible bedeutet: jemand trägt die Verantwortung für die Erledigung einer Aufgabe.

Der Accountable hingegen ist derjenige, der die Verantwortung für das gesamte Projekt schultert und für Entscheidungen und Vorkommnisse im Projekt geradestehen und Rechenschaft ablegen muss.

Die Grafik klärt die verschiedenen Rollen im RACI

Immer, wenn ein neues Projekt ansteht, klärst du zuerst das RACI.

Am wichtigsten finde ich die Entscheidung, wer die Gesamtverantwortung trägt, also wer der Accountable ist.

Wenn du in einem Meeting nicht weiterkommst, nimm dir das RACI für das jeweilige Thema zur Hand und schau gemeinsam mit den Beteiligten, wer entscheiden darf, wer Input geben und wer sich komplett raushalten muss.

Oh, es gibt noch gar kein RACI für dieses Thema? Na dann los: Rollen klären, den A die Aufgaben verteilen lassen und ihm überlassen, wann er das nächste Meeting benötigt.

Die Aufgaben jeder Rolle

R – Responsible:

• erledigen Aufgaben innerhalb des Projekts

• häufig übernehmen R die Rolle des Projektmanagers, klären Probleme, berufen Meetings ein, dokumentieren und informieren

• sie arbeiten eng mit dem A (Accountable) zusammen, informieren ihn über ihre Arbeit und überlassen ihm wichtige Projektentscheidungen

• auch wenn die R die ganze Arbeit machen: der A ist verantwortlich für das Ergebnis

A – Accountable ist verantwortlich:

• die anderen Rollen (R, C, I) bestimmten Personen zuzuweisen und diese über ihre Rolle im Projekt zu informieren

• dass Gespräche mit den C (Consultants) stattfinden und deren Meinung bei seiner Entscheidungsfindung einbezogen wird

• dass die zu Informierenden auch wirklich informiert werden

• dem oder den R (Responsible) die Aufgaben zuzuweisen

• stets über den Projektfortschritt Bescheid zu wissen

• generell das Projekt voranzutreiben

• Hindernisse, die die R (Responsibles) und C (Consultants) bei ihrer Arbeit behindern, zu beseitigen

• Entscheidungen rechtzeitig und informiert zu treffen und zu vertreten

C – Consultants:

• nehmen sich Zeit für die Beratung des A (Accountable), um das Projekt nicht zu verlangsamen

• müssen rechtzeitig Bescheid sagen, wenn sie aktuell keine Kapazitäten für ihre Tätigkeit im Projekt haben

• fragen aktiv nach, wenn sie der Meinung sind, sie müssten zu einem Projekt beitragen, aber nicht als C gelistet sind

• betreiben Recherchen, so dass sie den A ausreichend informieren können

I – Informed:

• sie haben kein Mitspracherecht

• sie werden in der Regel erst informiert, nachdem Entscheidungen getroffen wurden

• beispielsweise können Kundenservicemitarbeiter I sein, wenn sie an der Entwicklung eines neuen Online-Shops nicht beteiligt waren, die Funktionen aber kennen müssen, um sie den Kunden erklären zu können

Die Anwendung von RACI in komplexen Projekten

Für komplexe Projekte mit mehreren umfangreichen Teilaufgaben macht es Sinn, so viele RACIs zu erstellen, wie es Teilaufgaben gibt.

Es gibt dann ein übergeordnetes RACI, dass die Verantwortlichkeiten für das gesamte Projekt klärt und mehrere Unter-RACIs, die die jeweiligen Rollen für die Unteraufgaben sichtbar machen.

RACI hilft dir:

• bei der Klärung von Verantwortlichkeiten

• bei der Beendigung von Verantwortungsabschiebung und Entscheidungsträgheit

• dabei, die Autorität des Projektverantwortlichen zu fördern

• immer wieder neue Diskussionen zu vermeiden, wer die Entscheidung treffen darf/muss

Es hat mich immer wieder überrascht, wieviel Zuwachs an Klarheit ein RACI brachte.

Auch wenn ich dachte, eigentlich wäre klar, wer wofür verantwortlich ist!