In 8 Schritten zum perfekten Plan für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter

In 8 Schritten zum perfekten Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter

Die Einarbeitungszeit entscheidet darüber, ob dein neuer Mitarbeiter schnell viel leisten wird oder nicht. Deshalb lohnt es sich, in die Planung der Einarbeitung der neuen Mitarbeiter ein wenig Zeit zu investieren.

Schritt 1: Fragen zur Planung

Nimm dir eine Tasse Kaffee und deinen Kalender. Die nächsten 5 Minuten widmest du gedanklich deinem neuen Mitarbeiter.

Welcher Tag wäre geeignet, sein erster Tag in deiner Firma zu sein? Du solltest vor Ort sein und mindestens eine Stunde Zeit für ihn aufwenden können.

Gibt es Tage, an denen es weniger busy ist als an anderen? Wenn die Luft brennt und alle gestresst sind, bekommt man als Neuer schnell das Gefühl zu stören.

Es wär sympathisch, wenn die Kollegen auch anwesend wären und Zeit hätten, um etwa die Mittagspause gemeinsam verbringen zu können. Smalltalk mit dem Team senkt die Anspannung ungemein. Entspannung ist übrigens wichtig für die Aufnahme und Verarbeitung neuer Informationen.

Schritt 2: Kläre Aufgaben und Verantwortlichkeiten deines neuen Mitarbeiters

Werde dir über die genauen Aufgaben klar. Klingt banal, aber weißt du genau, wofür du deinen Mitarbeiter eingestellt hast?

Notiere seine Aufgaben und unterteile sie in Haupt- und Nebenaufgaben. Überlege, wieviel Zeit du oder jemand anderes benötigt, um ihm die Fähigkeiten zur Bewältigung der Aufgabe beizubringen.

Schritt 3: Erstelle einen Einarbeitungsplan

Aus der Liste der Aufgaben bastelst du jetzt einen Einarbeitungsplan für die erste Zeit, auf dem du festhältst, wer ihm wann was erklärt. Der Plan für meine neuen Mitarbeiter erstreckte sich über ein bis zwei Wochen.

Wenn du jemanden für eine feste Stundenanzahl eingestellt hast, dann macht es sich für die erste Zeit gut, ihm eine Aufgabe zu geben, die kaum Einarbeitung erfordert. So verhinderst du, dass dein Neuer nicht weiß, was er mit seiner Zeit anfangen soll, weil er noch nicht alle Einarbeitungen hatte, die er für seine eigentlichen Aufgaben benötigt.

Ich hab meine neuen Mitarbeiter gern eine Konkurrenzanalyse machen lassen: welche Player findet man bei Google unter den ersten Treffern, welche Produkte bieten sie zu welchen Preisen an, mit welchen USPs werben sie… Diese Art Aufgabe ist ohne Vorkenntnis zu erledigen und kann beliebig weit ausgedehnt werden.

So erhöhst du die gefühlte Wichtigkeit des neuen Mitarbeiters vom ersten Tag an, da er etwas sehr Sinnvolles zu tun bekommt. Nebeneffekt: du musst dir nicht für jede Leerlaufzeit zwischen den Einarbeitungen eine sinnhafte Aufgabe ausdenken. Für leistungsorientierte Typen bietet es sich an, auch gleich einen Termin festzulegen, zu dem er seine Ausarbeitungen vorstellen kann.

Schritt 4: Der Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters

Für unsere Vorfahren war die Höhle ihr Rückzugsort zum Entspannen und um sich vor Tigern und Löwen zu verstecken. Ich gehe nicht davon aus, dass wilde Tiere in deiner Firma frei herumlaufen, dennoch hat der eigene Arbeitsplatz eine ähnliche Funktion. Gerade am Anfang ist ein eigenes Plätzchen für den Rückzug und zum Verschnaufen wichtig und sinnvoll. Deshalb widme diesem Platz ein paar Gedanken.

Auch wenn du nicht viele Optionen hast, wär es vielleicht möglich, den Neuen nicht gerade inmitten der Werkstatt zu plazieren. Eine Wand im Rücken oder seitlich genügt schon, um dem Gehirn das Signal „Höhle“ zu geben, was ein Gefühl des Schutzes zur Folge hat. Freie Sicht auf den Bildschirm mag auch keiner, da lässt sich mit Regalen was machen.

Wenn du jemanden für die Werkstatt ohne Schreibtischarbeitsplatz eingestellt hast, wird derjenige sich auch über ein winziges Stückchen „Meins“ freuen. Dies kann ein fester Platz am Kaffeetisch sein oder ein Regalfach, wo er (und nur er) seine Jacke und Tasche und Kram ablegt.

Auf jeden Fall muss der Arbeitsplatz zum Start des Neuen fertig eingerichtet sein, also alle Materialien und Geräte verfügbar und funktionstüchtig.

Noch ein Punkt, über den du mindestens 2 Wochen vor Arbeitsbeginn nachdenken solltest: welche Geräte oder Materialien musst du bereitstellen und gegebenenfalls noch schnell bestellen, was soll dein neuer Mitarbeiter selbst mitbringen?

Schritt 5: Deine Erwartungen an den neuen Mitarbeiter

Welche Erwartungen hast du, basierend auf den Erfahrungen, die du schon gemacht hast, an deine Mitarbeiter? Was ist dir wichtig? Verlässlichkeit, Pünktlichkeit, davon gehe ich aus. Aber wie soll euer Miteinander sein? Wie soll mit Fehlern umgegangen werden, mit Konflikten? Erwartest du unbezahlte Überstunden oder möchtest du, dass deine Leute pünktlich gehen? Findest du Raucherpausen zusätzlich zu den normalen Pausenzeiten ok? Bist du jemand, den man zwischendurch stören darf oder wann möchtest du Fragen am liebsten beantworten? Diese Überlegungen legen den Grundstein für deine Unternehmenskultur. Deshalb solltest du hier etwas mehr Zeit investieren.

Schritt 6: Bereite euer wichtigstes Meeting vor – das Erwartungsgespräch

Mit Hilfe der Inhalte von Schritt 5 bereitest du ein Gespräch vor, welches du gleich am ersten Tag mit deinem Mitarbeiter führst.

Darin werden die grundsätzlichen Dinge des Miteinanders in deiner Firma geklärt. Im eurem ersten offiziellen Gespräch oder Meeting in der Konstellation Mitarbeiter-Gründer/Vorgesetzter stellst du die Weichen für eure Zusammenarbeit.

Den Eindruck, den dein Mitarbeiter von dir in diesem Gespräch gewinnt, wird der entscheidende sein. Für einen Küche-Kaffee-Talk ist es zu wichtig, auch wenn du gern locker rüberkommen möchtest. Ich empfehle einen ungestörten Ort, ein Meetingräumchen, in dem keiner zuhören kann.

Schritt 7: Eure Arbeitsbeziehung beginnt schon vor dem ersten Tag

Du hast jetzt folgende Punkte abgearbeitet:

  1. Arbeitsbeginn am ersten Tag
  2. Ablauf des ersten Tages (Organisatorisches, Kollegenvorstellung, Firmenrundgang, erste Einarbeitungen)
  3. Detaillierte Tätigkeits- bzw. Aufgabenbeschreibung beschreibung
  4. Einarbeitungsplan mit allen Einarbeitungssessions
  5. Arbeitsmaterialien – was stellst du zur Verfügung, was steuert der Mitarbeiter bei?
  6. Datum und Uhrzeit für euer Erwartungsgespräch

Etwa eine Woche vor Arbeitsbeginn packst du all diese Informationen in eine E-Mail an deinen neuen Mitarbeiter. Damit zeigst du, dass er dir so wichtig ist, dass du dir schon sehr viele Gedanken zu seinem Start gemacht hast.

Ich stehe ja auf Erwartungssteuerung und erfahre gern auch etwas über die Vorstellungen meines neuen Mitarbeiters, schon bevor dieser anfängt. Daher stelle ich in der E-Mail noch diese Fragen:

  1. Welche Erwartungen hast du an deine erste Zeit?
  2. Was sollte auf keinen Fall passieren?
  3. Woran würdest du merken, dass die Entscheidung für einen Job bei mir 100% richtig war?

Diese Fragen kann er dir noch vorab per Mail oder dann im Erwartungsgespräch beantworten. Häufig werden kleine Sachen genannt, die ich sowieso für selbstverständlich halte, ein fertig eingerichteter Arbeitsplatz zum Beispiel. Bei Frage 2 kommen durchaus persönliche Dinge, z.B. „Ich habe Angst vor Hunden, bringt jemand seinen Hund ins Büro mit?“ oder „Ich rede nicht so gern vor fremden Leuten.“

Das sind Themen, die dem neuen Mitarbeiter schon mal den Schlaf rauben können und bei denen er froh ist, sie schon vor Arbeitsbeginn loswerden zu können. Einmal adressiert, kannst du ihm die Angst nehmen oder Vorkehrungen treffen, z.B. den Mitarbeiter mit Hund bitten, diesen zu Hause zu lassen.

Schritt 8: Informiere das Team

Einfache Maßnahme, große Wirkung: wenn du einmal beim E-Mail-Schreiben bist, schick gleich eine Information an die Kollegen. Stell den Neuen kurz vor, erzähle, wann er anfängt und wie seine Einarbeitung aussieht.

Kommuniziere auch, für welche Aufgaben er zuständig ist. So haben deine Leute die Chance nachzufragen, wenn sie Überlappungen mit ihrem eigenen Aufgabengebiet sehen. Außerdem verhinderst du, dass der „ominöse Neue“ als Bedrohung wahrgenommen wird.

Falls vorhanden, füge etwas Persönliches zu seiner Vorstellung hinzu. Diese Informationen geben Mitarbeiter manchmal im Lebenslauf oder im Bewerbungsgespräch. „Marc isst gern Tapas, während er sich LOST ansieht“ lässt den Neuen menschlich erscheinen und gibt deinem Team Anknüpfungspunkte für den ersten Smalltalk.

Welche Erfahrungen hast du mit Unternehmen gemacht, in denen du angefangen hast zu arbeiten?

Welche Elemente deren Welcome-Kultur fandest du übernehmenswert, welche schauderhaft?