Begehst du denselben Fehler wie Tausende Chefs?

Begehst du denselben Fehler wie Tausende Chefs?

Könnten diese Sätze von dir sein, wenn es um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in deinem Unternehmen geht?

 

„Eine konkrete Einarbeitung ist nicht notwendig, man bekommt hier alles nebenbei mit.“

 

„Wenn der Neue etwas nicht weiß, kann er einfach fragen, es ist hier immer jemand da.“

 

„Er ist ja vom Fach, der wird schon wissen, was zu tun ist. Learning by Doing ist am effektivsten, wir brauchen keine spezielle Einarbeitung.“

 

„Am Anfang lassen wir es erstmal langsam angehen, damit der Neue sich zurechtfinden kann.“

 

Dann bist du einer von vielen, der die Einarbeitungphase nicht ernst nimmt.

Diese Einstellung ist weit verbreitet und sehr gefährlich.

Selbst unter idealen Umständen geht man davon aus, dass ein neuer Mitarbeiter je nach Tätigkeit zwischen 6 Monaten und 2 Jahren benötigt, bis er sein volles Potential entfaltet.

 

Ohne systematische Einarbeitung wird er es NIE dazu kommen.

 

Inhaltsverzeichnis

1. Warum der Chef schuld ist, wenn ein neuer Mitarbeiter nicht genügend leistet

2. Welche subtilen Signale du sendest

3. 5 Dinge, die dir bei der Einarbeitung helfen

4. Vorlage für einen Einarbeitungsplan mit Praxisbeispielen für eine gelungene Einarbeitung

 

Warum du als Chef schuld bist, wenn dein neuer Mitarbeiter nicht genügend leistet

 

Es ist schlichtweg falsch anzunehmen, dass sich ein neuer Mitarbeiter ohne Einarbeitung von selbst zurechtfinden wird.

Die ersten Tage in einem Unternehmen sind geprägt von Unsicherheit und Zweifel.

Gleichzeitig sind die allermeisten Neuen sehr motiviert zu lernen.

Wird diese Motivation nicht bedient, nimmt sie Tag für Tag ab, während die Unsicherheit drastisch zunimmt.

 

Wie bei einem früheren Klienten von mir. Nennen wir ihn Paul.

 

Paul war als Beschwerdemanager in einem kleinen Onlineshop für vegane Nahrungsmittel und Produkte des Alltags eingestellt worden.

Beschwingt betrat er am ersten Arbeitstag sein neues Büro und stellte sich den Kollegen vor. Diese waren aufgeschlossen und freundlich, aber gerade etwas kurz angebunden, da die Lagerbestände nicht korrekt berechnet worden waren und nun die rechtzeitige Lieferung an ein bekanntes Delikatessrestaurant in Gefahr war.

Der Chef lachte Paul zwischen zwei Anrufen entschuldigend zu und schickte ihn erstmal ins Lager, „um sich dort nützlich zu machen“.
Im Lager zeigte ihm der Supervisor, wie reklamierte Produkte im System erfasst und in Regale zurücksortiert werden.

Die falschen Lagerbestände beschäftigen das Team noch ein paar Tage, daher bearbeitete Paul weiterhin Reklamationen. Er erhielt wenig Feedback dazu, also ging er davon aus, dass alles in Ordnung war.

Verunsichert war er dennoch.

 

Eigentlich war er eingestellt worden, um den gesamten Reklamationsprozess zu überarbeiten und Wege zu finden, die Retourenquote zu senken und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Seine beiden Lagerkollegen waren den ganzen Tag in Bewegung, sein Chef kaum da und wenn, dann machte er einen gestressten Eindruck.
Keiner war so richtig für Paul zuständig.

Einen festen Ansprechpartner hatte er nicht und er traute mich nicht nachzufragen, da er die gestressten Kollegen nicht stören wollte.

Einmal auf dem Balkon, beim Rauchen, diskutierte er gemeinsam mit der einen Kollegin über einen möglichen neuen Reklamationsprozess.

Für “ganz krass notwendig“ hielt sie diesen neuen Prozess und drückte ihre Zigarette aus. Doch ohne offizielle Anweisung, ihn zu unterstützen, könne sie ihm auch nicht weiterhelfen.

Achselzuckend flitzte sie wieder ins Lager.

So wurden Paul weiterhin die Pakete mit Retouren an den Platz gestellt und er sortierte sie. Manchmal vertrödelte er mehr Zeit als notwendig, um zu verhindern, dass er untätig herumsaß.

Mit der Zeit bemerkte er Unmut.

 

Der Supervisor erzählte ihm, dass sich Kollegen im Team-Meeting (von dem Paul keiner was gesagt hatte) unzufrieden gezeigt hatten, weil es immer noch keinen neuen Retourenprozess gab, obwohl der angesichts der Paketflut offenbar so notwendig war. Schließlich wäre der Neue doch jetzt da, worauf wartet der denn noch?

Kurz vor Feierabend musste Paul zum Chef: innerhalb von einer Woche sollte er ein Konzept vorlegen.
Er sei nun drei Wochen da, hatte der Chef mit hochgezogener Augenbraue verlauten lassen, und so langsam würden alle ungeduldig werden.

Paul räumte ein, dass er bisher nur mit Reklamationen betraut war, doch der Chef klopfte ihm auf die Schulter und meinte, na das wären ja die allerbesten Voraussetzungen für den neuen Prozess!

Also stürzte sich Paul leicht verzweifelt in die Arbeit.

 

Allerdings fehlten ihm Informationen. Er kannte ja niemanden außer den beiden Lagerkollegen und deren Supervisor, und er wusste nicht, wen er fragen sollte.

Und zum Chef traute er sich nicht, weil dieser ihm vermittelt hatte, dass er das nach der ganzen Zeit schon allein erledigen müsse.

Letztendlich ließ sich Paul für eine Woche krankschreiben, um das halbfertige Konzept noch nicht vorlegen zu müssen.

Als er zurückkehrte, wollte er wieder zu seinem Platz im Lager schleichen.

 

Der Supervisor schickte ihn zum Chef, der Paul kopfschüttelnd die Kündigung in die Hand drückte.

 

Wieso neue Mitarbeiter sensibel auf subtile Signale reagieren

 

Du fragst dich vielleicht, wieso Paul nicht zum Chef ging, als er sich unterfordert und am falschen Platz fühlte.

Schließlich hatte der Chef bei der Einstellung sicher auf Proaktivität und Kommunikationsstärke Wert gelegt!

 

Nun, auch die selbstbewusstesten Mitarbeiter fordern selten aktiv fehlende Informationen ein, wenn sie neu im Unternehmen sind.

Dies hat folgende Gründe:

1. Neue Mitarbeiter haben ein erhöhtes Bedürfnis nach Zugehörigkeit

 

Jeder hat den Wunsch dazuzugehören und nicht als Störfaktor betrachtet zu werden.

Die soziale Integration fällt schwer, wenn der Neue den Eindruck hat, er nervt und verursacht Aufwand.

So hält er sich zurück und versucht, allein klarzukommen.

Für seine Bemühungen, alles allein zu erledigen, erhält er vorerst positive Rückmeldungen, fühlt sich so unbewusst belohnt und macht nun noch mehr auf eigene Faust.

 

2. Neue Mitarbeiter wissen noch nicht, was sie nicht wissen

 

Ohne strukturierte Einweisung in spezifische Arbeitsfelder und Problembereiche des Unternehmens sind sie nicht genügend sensibilisiert.

Wo sollen die Neuen also anfangen zu fragen? Jede Antwort wird mehr Fragen aufwerfen.

 

3. Neue Mitarbeiter machen sich unbewusst ein Bild über die scheinbare Erwartungshaltung des Chefs und des Unternehmens

 

Durch die Abwesenheit einer allgemeinen Einarbeitung bringt das Unternehmen die Erwartung zum Ausdruck, dass sich die Leute alleine zurechtfinden.

Aufgrund der eigenen Unsicherheit auf einer neuen Arbeitsstelle ist der neue Kollege empfänglich für Signale zwischen den Zeilen, die ihm verraten, wie der Hase im Unternehmen läuft.

Der Neue möchte beweisen, dass er keine Fehlbesetzung ist. Daher verhält er sich entsprechend dieser subjektiv wahrgenommenen Erwartung.

 

 

Wie du deinem neuen Mitarbeiter genügend Sicherheit gibst

 

Bist du dir über diese sensible Thematik erst einmal bewusst geworden, ist es nicht schwer, den oder die neue Mitarbeiterin so zu behandeln, dass sie lernt und ihr gesamtes Leistungsvermögen ausschöpfen kann.

 

1. Nimm dir Zeit

Plane dir in den ersten Tagen jeden Tag Zeit für deinen Mitarbeiter fest in deinem Kalender ein. 5 – 10 Minuten täglich, um Fragen zu beantworten und den Status der Einarbeitung zu überprüfen.

 

2. Einarbeitungsplan

Erstelle einen Einarbeitungsplan mit festen Terminen zu jedem Themenbereich. Beispiele und eine Vorlage findest du im pdf unten.

 

3. Mentoring

Stelle dem Neuen eine Person zur Seite, die in der Einarbeitungszeit sein erster Ansprechpartner für alle Belange ist und die ihn immer wieder auffordert, sie mit Fragen zu löchern.

 

3. Beziehungsangebote

Mach dem oder der Neuen täglich Beziehungsangebote. Begrüße ihn am ersten Tag persönlich, geh mit ihm Mittag essen oder organisiere eine Mittagspause mit dem gesamten Team. Frag ihn am Ende des ersten Tages nach erstem Feedback. Die Beziehung zu deinen Mitarbeitern ist dein allerwichtigstes Führungsinstrument.

 

4. Fragen, Fehler, Fragen, Fehler

Zeige, dass Fragen erwünscht und Fehler erlaubt sind.

Frage deinen neuen Mitarbeiter aktiv nach dem Stand der Einarbeitung und sprich Herausforderungen an! Du bist verantwortlich dafür, dass die Einarbeitung gelingt.

 

5. Erwartungskommunikation

Ganz wichtig: kommuniziere deine Erwartungen, indem du die ersten 2 bis 4 Wochen offiziell „Einarbeitungszeitraum“ nennst. Stelle die Fähigkeiten, die am Ende diese Phase beherrscht werden sollen, in einem Erwartungsgespräch klar. Am Ende der Einarbeitungsphase gibst du auf jeden Fall ein Feedback, das neben den Rückmeldungen des Mentors auch die Sichweise derjenigen Mitarbeiter, mit denen der Neue am meisten zu tun hatte, enthält. Den idealen Ablauf des Erwartungsgesprächs mit neuen Mitarbeitern habe ich auch im pdf, das du jetzt gleich findest, zusammengefasst.

 

Leg los und werde zum Einarbeitungsprofi!

Mein Geschenk für dich! (Das klingt wie Werbung in einer TV-Zeitschrift… aber isso!)

Alle Informationen für die perfekte Einarbeitung neuer Kollegen – mit Einarbeitungsplan und Checkliste!

Hier findest du ein pdf, mit dessen Hilfe du veCheckliste und Einarbeitungsplanrhinderst, dass dein Mitarbeiter ein Fail wird. Auch wenn das schwer zu glauben ist – kostet nix und ich erwarte keinerlei Gegenleistung (*hust*, und wenn du mal ein Coaching (auch online), einen Firmengesundheitstag oder ein Führungskräftetraining brauchst, würde es mich absolut vom Hocker hauen, wenn du dich an mich erinnerst *hüstel* 😉 )

 

So funktioniert das mit dem Download:

1. Klick einfach auf das Bild unten

2. In einem neuen Tab öffnet sich ein pdf

3. Lesen, speichern und/oder ausdrucken

4. Echt jetzt! Du musst keine Mailadresse o.ä. angeben, sondern kannst dir das pdf einfach runterladen.

Erzählt mal, welche miesen Erfahrungen habt ihr mit Einarbeitungen gemacht?

 

Bis bald!

 

 

 

 

 

Für Streber, Besserwisser und erste-Reihe-Sitzer – noch mehr Fakten aus dem Chefzauberhut:

Die 4 geheimen Buchstaben gegen unklare Verantwortlichkeiten

7 Comments

  • Hannes

    Reply Reply 16. November 2018

    Ich danke Ihnen für den interessanten Beitrag. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann eine schwierige Angelegenheit sein. Ideal ist es, wenn man dem neuen Mitarbeiter einen persönlichen, eingesessenen Mitarbeiter als Ansprechperson zuteilen kann.
    Beste Grüße,
    Hannes von http://www.az-partner.de

  • Nadja Leeb

    Reply Reply 8. Februar 2018

    Da ich früher mit der Einstellung und Einarbeitung von neuem Personal betraut war, möchte ich hier kurz ein kleines Konzept zum Besten geben. Ich habe neues Personal egal aus welcher Abteilung immer auf eine Runde im Betrieb geschickt. Das heisst sie waren in allen unseren Abteilungen einige Tage am Arbeiten. Ich habe meist in der Produktion begonnen, den neuen Mitarbeiter dort 3-5 Tage eingesetzt. Den Mitarbeiter hin gebracht vorgestellt und den Abteilungsleiter angewiesen was genau zu machen ist. Der neue Mitarbeiter hatte so die Möglichkeit unser Produkt kennen zu lernen und die Mitarbeiter eben auch. Dies diente dazu den neuen Mitarbeiter zu sensibilisieren. Denn mir ist schon früher oft aufgefallen, dass man im Büro die Arbeit der anderen gerne mal etwas runtermacht und ab tut. Kennt man aber Arbeiter und Materie ist dies oft nicht so leicht der Fall. Jeden Abend gab es ein Mitarbeitergespräch. Nach ca 2-4 Wochen Führung durch die Abteilungen kam der neue Mitarbeiter dann zu seinem eigentlichen Arbeitsplatz und wurde dann dort eingeschult und unterwiesen. Nach weiteren 8 Wochen endete die Probezeit. Ich denke in den ersten 12 Wochen kann man schon sehen ob der Mitarbeiter dazu passt, einsatzfähig und willig ist und wo man ihn am Besten wie einsetzt…. Auch der neue Kollege konnte sich ein Bild machen und entscheiden ob es ihm bei uns gefällt. Bzw. bekamen wir als Betrieb massig Feedback zu unseren Abläufen ect. Grad in grossen Betrieben verliert sich viel durch Betriebsgrösse und Betriebsblindheit 😉

    • Janett

      Reply Reply 13. Februar 2018

      Hallo Nadja, danke für deine Erfahrungen! Ich bin auch ein großer Befürworter dieser Strategie, gerade für Mitarbeiter, die abteilungsübergreifende Aufgaben bewältigen müssen. Die Mitarbeiter sind von Anfang an gut vernetzt und das Verständnis füreinander wächst, eben weil man Menschen hinter den Abläufen kennen gelernt hat.

  • Melanie

    Reply Reply 15. September 2017

    Sehr spannende Ansätze, da sehe ich viele Parallelen! Sehr wertvolle Denkanstöße.
    Liebe Grüße
    Melanie

    • Janett

      Reply Reply 21. September 2017

      Danke, Melanie! Freut mich, dass ich dir helfen konnte. Schön, dass du hier warst 🙂

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